1 Valgpersonale
1.1 Valgleder
Hvert valgsenter skal ha en uavhengig leder til en hver tid.
Lederens oppgave er å påse at valget gjennomføres i henhold til denne instruksen, og at annet valgpersonale gjennomfører sine oppgaver i henhold til denne. Valgleder påser også at lokalene er skiltet med nødvendig informasjon. Valginstruks skal være synlig for alle. Valgleder er også ansvarlig for valgurner og overlevering av resultat i henhold til instruks.
1.2 Valgfunksjonærer
Det skal være minst to uavhengige valgfunksjonærer til en hver tid. Valgfunksjonærens oppgave er å sjekke at velgeren er stemmeberettiget i henhold til instruks, levere ut stemmeseddel samt sette et stempel på innsiden av håndleddet.
1.3 Valgobservatører
Det skal være minst to uavhengige valgobservatører. Minst en av dem må ha tamil som morsmål. Valgobservatørenes oppgave er å være til stedet i valglokalet og føre tilsyn. I de tilfeller observatøren oppdager feil eller uoverstemmelse skal observatøren melde fra om dette til valglederen.
1.4 Vektere
Utenfor valglokalene anbefales det å ha minst to vektere for å holde styr på køen, anvise til parkering og generell orden.
2 Hvem kan stemme
Den som skal stemme må bo i Norge, ha fylt 18 år eller fylle 18 år i løpet av 2009, det vil si alle som er født i 1991 eller før. I tillegg må de oppfylle ett av følgende kriterier:
a. Født i Sri Lanka og har tamil som morsmål
b. Har en ektefelle som er født i Sri Lanka og har tamil som morsmål
c. Barn av forelder eller foreldre som er født i Sri Lanka og har tamil som morsmål
3 Hvordan bekrefte identitet
Det må vises pass eller på annen måte dokumenteres at vedkommendes fødeland er Sri Lanka. Den som er født i Norge må dokumentere foreldre(nes) opprinnelse ovenfor valgfunksjonær eller valgobservatør. Dette kan bekreftes ved at vedkommende selv snakker tamil eller ved å vise kopi av foreldres pass.
4 Valglokale
Et nøytralt sted skal velges til å holde valget. Et stort rom organiseres med et bord hvor urnen ligger, et bord hvor to funksjonærer sitter og to til fire bord hvor velgere kan sitte og krysse av for deres valg. Det skal være minst tre meter mellom de bordene hvor velgerne sitter. Urnen vil ligge på et bord midt i lokalet. Ved siden av urnen står lederen. Lederen skal påse at urnen er tom.
5 Stemmeseddel
Stemmeseddelen skal trykkes på nøytralt papir (hvit A4).
6 Gjennomføring av valget
Velgere bes stille opp i kø utenfor inngangen til valglokalet. To og to personer slippes inn til valgfunksjonærene som sjekker om vedkommende oppfyller kravene for å stemme og sjekker innsiden av håndleddet for å se om vedkommende har stemt tidligere. Når dette er gjort får velgeren utlevert èn stemmeseddel og et stempel innsiden av håndleddet samtidig. Dette for å unngå at vedkommende stemmer to ganger. Nå kan vedkommende gå til et av bordene, krysse av for JA eller NEI, brette sammen seddelen og pytte den i urnen. Velgeren forlater deretter valglokalet. Det skal være maks fire velgere inne på lokalet samtidig.
7 Dokumentasjon
Det skal tas video når lederen sjekker urnen før valget, for å dokumentere at den er tom. Det skal også tas video når urnen tømmes og telles. Kamera må filme hele tellingen uten avbrytelse. Det skal ikke zoomes inn eller ut. Denne dokumentasjonen er ikke ment å brukes i media. Velgere må ikke filmes.
8 Telling og overlevering av resultat
Valgfunksjonærene teller mens valgleder og observatører påser at dette gjøres korrekt. Urnen tømmes på et bord. Valgfunksjonærene tar opp en stemmeseddel om gangen og leser høyt resultatet. JA, eller NEI osv. Hvert enkelt stemme føres på forhåndsutlevert skjema. Et skjema for JA-stemmer, ett skjema for NEI-stemmer og ett skjema for antallet ugyldige stemmer. Det settes ett horisontal strek for hver stemme, og femte stemmen med en strek på tvers av de fire.
Dersom en velger har krysset av for både JA og NEI er stemmen ugyldig. Dersom en velger ikke har krysset av for verken JA eller NEI er også stemmen ugyldig.
Resultatskjemaet underskrives av valgleder og må leveres kun til ansvarlig redaktør i Utrop.
Resultatet er konfidensielt, og må ikke formidles til andre enn til ansvarlig redaktør i Utrop.